Menulis surat dalam bahasa Indonesia mungkin jauh lebih mudah bagi kita dibandingkan menulis surat dalam format bahasa Inggris. Benarkah? hehehe. Apalagi surat yang kita tulis adalah surat resmi. Tentunya kita harus menggunakan kaidah dan format yang tepat agar dapat menyampaikan maksud/ tujuan surat dengan baik tanpa mengabaikan unsur-unsur formal di dalamnya.
Baiklah untuk pertama-tama kita lihat dulu bagaimana cara menulis surat resmi alias formal dalam bahasa Inggris.
1. Alamat / Addressa) Alamat Anda Alamat pengirim harus ditulis di sudut kanan atas surat.
b) Alamat orang yang Anda kirimi Alamat dalam harus ditulis di sebelah kiri, mulai di bawah alamat Anda.
2. Tanggal/ DateOrang yang berbeda menempatkan tanggal pada sisi yang berbeda halaman. Anda dapat menulis ini di sebelah kanan atau kiri pada baris setelah alamat Anda menulis untuk
. Menulis bulan sebagai sebuah kata.
3. Salam/ Greeting1) Dear Sir atau Madam, Jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda menulis untuk, menggunakan ini. Itu selalu dianjurkan untuk mencoba untuk mencari tahu nama.
2) Dear Mr Jenkins, Jika Anda tahu nama, gunakan judul (
Mr, Mrs, Miss atau Ms, Dr, dll) dan nama keluarga saja. Jika Anda menulis untuk seorang wanita dan tidak tahu apakah dia menggunakan Nyonya atau Nona, Anda dapat menggunakan Ms, yang bagi wanita yang sudah menikah dan tunggal.
4. Cara Mengakhiri Surat (Ending)1) Yours faithfully Jika Anda tidak tahu nama orang tersebut, mengakhiri surat dengan cara ini.
2) Yours sincerely Jika Anda tahu nama orang tersebut, mengakhiri surat dengan cara ini.
3) Your signatureMenandatangani nama Anda, kemudian mencetaknya di bawah tanda tangan. Jika Anda berpikir orang yang Anda menulis untuk mungkin tidak tahu apakah Anda laki-laki dari perempuan, menempatkan Anda judul dalam tanda kurung setelah nama Anda.
Lalu, apa sajakah isi surat formal yang harus kita tulis :
1.
Paragraf Pertama Paragraf pertama harus pendek dan negara tujuan dari surat-untuk membuat penyelidikan, mengeluh, permintaan sesuatu, dll
2. Paragraf Tengah
Surat harus berisi informasi yang relevan di balik penulisan surat. Sebagian besar surat-surat dalam bahasa Inggris yang tidak terlalu panjang, sehingga menjaga informasi yang sampai ke inti dan berkonsentrasi pada mengorganisir itu secara jelas dan logis daripada memperluas terlalu banyak.
3. Paragraf Terakhir Paragraf terakhir dari surat resmi harus menyatakan tindakan apa yang Anda harapkan penerima untuk mengambil-untuk mengembalikan, mengirimkan informasi, dll.
Untuk Format/Layout Surat Resmi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Yap dari hasil penjelasan di atas, dapat kita tarik beberapa kesimpulan yang perlu diperhatikan dalam menulis
surat formal dalam bahasa Inggris :
1. Selalu menggunakan kalimat pengantar dan salam penutup yang baku.
Untuk kalimat pengantar cukup gunakan: Dear Mr... atau Dear Ms....
2. Kalau anda tidak mengetahui siapa yang akan menerima surat agan tersebut,misal mengirim ke alamat email umum suatu instansi bisa gunakan Madam, Dear Sir, Untuk salam penutup biasanya memakai
Sincerely Yours,akan tetapi kalau surat menyuratnya sudah berlangsung berulang kali dengan orang yang sama,kita bisa menggunakan Best regards.
3.Jangan lupa untuk berterima kasih.
Kalimat yang biasa dipakai : I am looking forward to hearing from you.Thank you very much. kalimat ini memberitahukan kepada sang penerima surat kalau kita menunggu jawabannya atas permintaan kita disurat,dan kita mengucapkan banyak terima kasih sebelumnya. Untuk mengucapkan terima kasih secara umum kita juga bisa menggunakan: Thank you for your kind help
4. Memohonlah dengan sopan
Caranya gampang sekali,cukup dengan menggunakan kalimat berpola:
I would be very grateful if you could....(Tinggal anda isi aja titik-titiknya dengan permohonan yang ingin diajukan. Atau contoh lain:
If you could....,it would be most appreciated.(isi titik-titiknya dengan permintaan).
5. Jangan pernah menggunakan singkatan (alayy ),simbol pengganti kata,atau kata yang bernuansa non-formal.
Intinya tulislah it is,jangan it's.jangan nulis ala alay ya misalnya pake angka 4 buat kata 'for' atau U buat "you"
Semoga Bermanfaat Sobat. ;)
